Na importação, existem inúmeros documentos importantes que formam toda a parte burocrática que faz parte deste ramo comercial. Um deles é a proforma invoice, documento de suma importância que informa a descrição dos produtos importados, é como se fosse a identificação inicial da sua mercadoria.
Todo produto expedido no exterior deve ter um documento que seria a proforma invoice. Nela vem descrito informações relevantes para todo o processo de importação.
Ali vai constar quem compra essa mercadoria, quem está vendendo (dados da empresa como nome, telefone, e-mail e etc). Também tem a descrição do produto e a numeração sequencial ordenada, a quantidade de cada item descrito. Na sequência vem o preço unitário e também o preço total de unidades desse item.
E logo depois, na descrição irá constar a forma de pagamento para o fornecedor, onde será feito o pagamento, se na China, Hong Kong ou Estados Unidos…É com esse documento que o importador irá se dirigir ao banco e informar o pagamento para o fornecedor da mercadoria.
Além disso, também consta como será o pagamento da mercadoria, uma TT, ou seja, transferência bancária, se vai pagar 30% ou 70% do valor, 50%-50% ou o valor daqui 3 meses. Isso são os chamados termos de pagamento ao qual o importador pode optar e a opção escolhida deve ser seguida à risca.
Para a proforma invoice ser válida, correta e segura, é importante constar carimbo, estampa, assinatura e data. Tudo isso é necessário se caso o cliente tiver algum problema com o recebimento da mercadoria. Com a proforma invoice, ele pode acionar um advogado para resolver essa questão, se necessário.
Esse documento vai comprovar que a compra existiu, mas fora isso, ter também um contrato, é mais uma garantia para recebimento certinho da mercadoria.
Os fornecedores chineses não gostam muito de fazer contrato pois se houver avarias na importação, um contrato assinado pode trazer para ele, por isso ter a proforma invoice e algo essencial para a segurança do importador.
É preciso conhecer bem a proforma invoice, pois não se trata de um simples documento e muitos importadores que tentam fazer sozinhos, acabam se complicando por não ler ou entender as informações, pagam o fornecedor e tem sérios problemas depois.
Infelizmente existem casos de importadores que perderam 50 mil, 100 mil, 200 mil dólares por fazer a proforma invoice sem a assessoria de quem entenda do assunto. Isso acontece geralmente com quem procura valores mais baratos que os trabalhados no comércio chinês.
A proforma invoice é o documento apresentado na receita federal assim que a mercadoria chega ao Brasil: o despachante aduaneiro vai apresentar esse documento a receita federal que vai conferir os itens são conferidos e estando tudo ok, a mercadoria será liberada.
Juntamente com a proforma invoice, deve estar anexado o comprovante do pagamento dos itens no exterior, o que você comprou na China, irá pagar em impostos lá na frente. É imprescindível que esteja tudo descrito corretamente pois será cobrado multa, se caso a receita federal encontrar algum erro no documento.
Os valores devem estar corretos, nem mais nem menos, senão o importador terá grandes problemas. A cotação é o começo somente para elaborar seu montante de produtos, mas na realidade, é a proforma invoice que deve ser usada para pagar sua mercadoria.